Gestão de stocks

As tarefas de grande relevância para gestão dos stocks e que estão totalmente relacionados à “organização” e a forma de “avaliação do ativo circulante (dinheiro em stock)” de uma organização, sendo:
Aprendemos que FIFO, LIFO e FEFO são termos utilizado na Logística e Supply Chain para determinar o tipo de controle de movimentação de produto utilizado no stock, e PEPS, UEPS e Custo Médio, são “siglas ou nome” utilizados na Contabilidade para determinar a metodologia de apuração do valor do stock.
A diferença entre acuracidade e assertividade, cuja finalidade é explicar que assertividade é relativo ao endereçamento contábil e localização do produto no stock, e a acuracidade mede a equalização quantitativa dos stocks físico vs contabilidade.
Pois bem, se já sabemos quais os tipos de movimentação de produtos do stock, formas de apuração da contabilidade e os meios de controle, ficará muito mais fácil você entender o que é um inventário cíclico e rotativo.
Independente do tipo de inventário, sua finalidade é realizar a manutenção dos stocks cujo objetivo é garantir a equalização do stock físico com o contabilístico para que se tenha uma correta visibilidade da localização, quantidade e valor dos produtos objetivando que seja possível uma boa produtividade operacional, além de obter a correta apuração do lucro de uma empresa em um determinado período.
Onde o inventário poderá auxiliar neste processo?
Ocorre que a falta de equalização do stock físico com o contabilístico acaba acarretando em diversos problemas, tais como:
Prejuízo por perda – imagine um lote de produto perecível vencer no stock pelo fato de não o encontrara, ações de má fé com desvios recorrentes, sinistros ou até mesmo diferenças originadas pela falta no retorno de devoluções. Em todas estas situações, considerando que para contabilidade produto é dinheiro (ativo circulante), nestes casos a perda para empresa é:
          – Quantidade de produtos da perda x o valor da compra e ou custo médio = perda.
Aumentos dos custos operacionais – se o ambiente não está organizado, seguramente o time irá demorar mais para localizar o produto, com isso, das duas uma, ou você deverá aumentar o efetivo para atender a demanda, ou (o que é mais comum) você passa a ter a necessidade de aumentar a carga horária, agravando os custos logísticos da operação com horas extras e despesa decorrente da extensão do horário como alimentação, agua, luz e etc…
Dissabores e insatisfação do cliente – devido à má organização, a possibilidade de algum pedido não ser atendido ou ser atendido parcial é grande, que consequentemente gera reclamações que ao longo do tempo poderá desgastar a relação.
Redução de vendas – motivada pela má qualidade pela falta de regularidade de atendimento do pedido correto na quantidade correta, o que gera rutura no cliente deixando ele menos competitivo. Com isso, é tendencioso que ele procure como solução outro fornecedor que cumpra o que prometeu, impactando diretamente no volume de vendas.
Problemas operacionais sem identificação – quem delega controla, ainda mais em um ambiente cuja organização depende de “pessoas”, neste caso, saber quem, como e quando aconteceu à falha operacional é muito importante para que seja possível corrigir e ter uma operação produtiva, segura e azeitada.
Problemas de sistema – em geral.
Muitos problemas não? Quanto mais passa o tempo, maior é o problema, o que acaba gerando uma bola de neve e tornando o ambiente cada vez mais difícil de operacionalizar, neste caso, não espere muito, trate de resolve-lo.
Assim acabamos de aprender que a gestão passa por vários desafios e percalços ao longo do tempo, e que, portanto, precisam ser identificados e tratados. Foi possível aprender também que quanto mais tempo passa, maior é o problema.

A Importância do Controlo Interno

“Controlo interno é o processo concebido, implementado e mantido pelos encarregados da governação, gerência e outro pessoal para proporcionar segurança razoável acerca da ação ou resultado de conseguir dos objetivos de uma entidade com respeito à fiabilidade do relato financeiro, eficácia e eficiência das operações e cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis.”
Daqui se depreende que a existência de procedimentos de controlo não é suficiente para aferir se o controlo existe mesmo, é preciso testar se é adequado e se foi posto em prática. Mesmo que passe todo este crivo teremos ainda que admitir que o controlo interno pode falhar, é o risco de controlo.
É do interesse da gestão que seja criado um ambiente de controlo, uma cultura de controlo. Competirá aos responsáveis, através de ações e procedimentos concretos transmitir a toda a organização a sua importância. Isto pode ser atestado pela integridade e valores éticos, competência, filosofia da gestão, estilo das operações, estrutura organizacional, delegação de autoridade e responsabilidades, politica de recursos humanos, etc.
O desenvolvimento das atividades de controlo cai normalmente em cinco tipos específicos de componentes:
1. Adequada segregação de funções:
     · Separação da custódia dos bens, da contabilidade;

     · Separação entre quem autoriza e quem tem a custódia dos bens;

    · Separação entre quem tem a responsabilidade operacional e de guarda dos bens;
2. Autorização apropriada de transações e atividades (no geral, e em cada transação);
3. Documentos de registo adequados;
4. Controlo físico sobre ativos e registos;
5. Averiguações independentes sobre o desempenho.
Os métodos mais utilizados de documentar e entendimento do controlo interno são:
      · narrativa: com as seguintes características: origem e disposição dos documentos, descrição dos procedimentos, registo no sistema e indicação dos controlos relevantes (para avaliação do risco de controlo);
      · fluxogramas: é uma representação simbólica dos documentos do cliente e o seu fluxo sequencial na organização;
     · questionários ou check list de controlo interno.
Estes procedimentos são normalmente acompanhados de um teste, por forma a confirmar a informação que foi recolhida, e se não existe qualquer mal-entendido sobre a conceção de certos controlos internos.
O risco de controlo resulta dos sistemas contabilísticos e do controlo interno adotado pela entidade, não depende de trabalho efetuado.
O revisor apenas procede à sua avaliação. 
A existência de controlos e o seu cumprimento ajudam-no a determinar a profundidade e extensão dos procedimentos a usar.